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Mantenimiento y Custodia de los Documentos Visados por los Arquitectos

SRA. SECRETARIO, DOÑA ELENA SARABIA Da paso al punto séptimo del orden del día: “Mantenimiento y custodia de los documentos visados por los arquitectos.”. Solicita al Sr. Gómez que proceda a explicar el asunto.

DON JOAQUÍN MARÍA GÓMEZ, COLEGIADO 3469 Interviene señalando en primer lugar que debatiendo en el presupuesto y mirando partidas, hay una por la hace ya tres años se interesó, que es la custodia de expedientes, que generalmente pasa desapercibida, como si fuera intocable por las circunstancias de la teórica obligación de custodiar y archivar aquellos trabajos profesionales por si fueran reclamados en procedimientos judiciales. En aquel momento indica que otros compañeros de la CAE también se percataron del costo excesivo que estaba asumiendo el Colegio, pero el contrato vigente para almacenamiento y custodia tenía una penalización elevada en el caso de rescisión anticipada. Agradece a la Junta de Gobierno, no solo por asumir y hacer suya esa propuesta, sino por la actitud que viene demostrando en los seis meses de mandato. Quiere dejar constancia de que para hacer esa propuesta se han tenido en cuenta todas las leyes y normas que afectan a los colegios profesionales y, en particular, al de Madrid, para no incurrir en responsabilidades que se pudieran derivar

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Por el acuerdo tomado por la Junta de Representantes. El contrato actual explica que vence en marzo de 2016, y que hay una partida en el presupuesto por un importe de 180.000 euros, teniendo en cuenta que se ha fijado un objetivo de contratación para cinco años pues, según se ha informado, parece ser que son los criterios en los que se mueve el mercado. Añade que la partida sigue siendo alta pues la renovación prevista se ha presentado para cinco años de contrato, lo que supone 900.000 euros, más costos de traslados de expedientes que suponen cerca del millón de euros es decir, prácticamente lo que se tenía. Considera que ese importe es el que se puede adelgazar a lo legalmente permitido y el resto de la partida destinarlo para otros temas más perentorios y necesarios de apoyo a los colegiados. Explica que se han pagado en los últimos diez años dos millones de euros por custodiar un archivo que tiene, a su juicio, un importante número de expedientes, que no tenía ningún sentido ni interés su custodia –documentos de seguridad y salud, certificaciones de andamios, segregaciones y alguna carpeta de expedientes- cuyo valor documental entiende que no es relevante. Por todo ello explica a los presentes que se pretende proponer a la Junta de Representantes un acuerdo para proceder a la destrucción de todos los expedientes de más de veinticinco años, más dos adicionales por posibles dilaciones procesales en el ámbito judicial, es decir, los anteriores a 1988. De ese modo sostiene que se estaría garantizando en general el plazo máximo de garantía decenal del 1591 del Código Civil y de la LOE, además del plazo de acciones legales establecido tanto para su reclamación como incumplimiento contractual. Los expedientes a destruir señala que serían todos aquellos documentos cuyo interés para el Colegio no representen valor alguno documental, que estén dentro del plazo establecido y sea posible su destrucción, además de notificar a todos los arquitectos que pueden retirar sus proyectos en un plazo determinado, previa cita, para lo cual el colegio organizará el proceso adjudicatario, la retirada y nombre de los interesados para agilizar los trámites. A ello explica que debería conectarse la responsabilidad que asume el Colegio por el visado conforme a lo establecido en el artículo 13, último párrafo, de la Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales e introducido por la Ley 25/2009, de 22 de diciembre, más conocida como la ley ómnibus. Consultada la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, se considera artículo 5, apartado e)- que forman parte del fondo documental madrileño, además de muchos archivos, también los de los colegios profesionales.

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La regulación, añade, que es absolutamente ambigua y generalista, sin entrar en detalle del valor que puedan tener los documentos y sus contenidos. Y además establece que los documentos constitutivos de Patrimonio Documental no podrán ser destruidos salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente se dispongan y siempre teniendo en cuenta los diferentes valores de estos documentos y sus distintos plazos de vigencia. De ello indica que se extrae la conclusión de que no hay que relacionar ni custodiar todo. Prosigue su exposición comentando que, además, la legislación establece la posibilidad de suscribir convenios de colaboración con las administraciones públicas. Por ello considera que habría que elevar una consulta a la Dirección General de Patrimonio Cultural sobre el alcance y plazo de la obligación para el COAM de custodiar toda clase de trabajos profesionales de los colegiados sin distinción alguna y de la posibilidad de que sean conservados para su consulta en los centros de archivos de la administración autonómica. Agradece su apoyo, con sus comentarios, al compañero Don Rafael Álvarez, y a la Directora General de Patrimonio de la Comunidad de Madrid, y antigua Decana, Doña Paloma Sobrini, que indica le organizó una reunión en cuarenta y ocho horas con el jefe de la Unidad Técnica de Planificación y Programación Archivística, el cual señala que acogió la visita con sumo interés y disposición para resolver el problema planteado, ratificando el criterio sobre la posibilidad de destruir una gran parte de los expedientes, incluso en plazos menores de los que se están planteando en la propuesta, ofreciendo todo tipo de apoyo para establecer los criterios de destrucción de aquellos expedientes sin valor documental y los criterios para expurgar.
Además de ello comenta que el jefe propuso incluso la redacción de un decreto para establecer los criterios de destrucción y expurgo de los expedientes y que el Colegio quedara exonerado de cualquier responsabilidad Considera el Sr. Gómez que es preciso establecer un contrato con la empresa que se designe de dos velocidades, pues ya no vale que se haga un contrato a cinco años. Añade que el Colegio debería establecer un convenio con la Dirección General de Patrimonio para que el fondo documental del COAM o parte del mismo sea conservado en los centros de archivos de la Comunidad de Madrid, lo que supondría un ahorro adicional de aquellos que custodia el colegio. Propone a la Junta de Representantes la aprobación de la propuesta en los siguientes puntos: en relación con la custodia y archivo en el COAM de los trabajos profesionales de los colegiados en soporte papel
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Elevar por la Junta de Gobierno, consulta oficial a la Dirección General de Patrimonio Cultural de la Comunidad de Madrid sobre alcance y plazos de la obligación colegial establecida en la ley madrileña 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental.
En segundo lugar, que el Colegio firme un convenio con la Comunidad de Madrid a fin de que el fondo documental del COAM o parte del mismo sea conservado en los archivos de la Comunidad de Madrid. Y, en tercer lugar, que el colegio establezca un contrato con la empresa que designe de dos velocidades: una para dos años, para almacenar y empezar a eliminar y a expurgar este año, y si fuese necesario, en 2017, todo el archivo, y otra para la custodia del archivo resultante, con la condición de que cada uno o dos años se sigan eliminando y expurgando expedientes.

SR. DECANO, DON JOSÉ MARÍA EZQUIAGA Desea agradecer al Sr. Gómez en nombre de la Junta de Gobierno, la iniciativa, señalando que además ha realizado toda la gestión y, por tanto, va a ser mucho más fácil su implementación. Añade que además posibilitaría probablemente la realización en la Fundación COAM de una exposición solo de lo expurgado: originales, o detalles constructivos de algunos de los maestros que tienen un gran valor.

SRA. SECRETARIO, DOÑA ELENA SARABIA Pregunta si existen aclaraciones y cede la palabra a la Sra. Castejón.

DOÑA MARÍA LUISA CASTEJÓN, COLEGIADA 12.499 Indica que los veinticinco años entiende que son por las acciones derivadas de la LOE, diez años más dos de la acción y dos de la repetición, y quince años desde la responsabilidad por incumplimiento contractual, que hasta ahora eran veinticinco. Añade que en el artículo 1964 del Código Civil, que ha sido modificado por la Ley 42/2015 y que cree que ha entrado en vigor el pasado 7 de octubre, la responsabilidad contractual pasa de 15 a 5 años. Entiende que por ello el Colegio de Barcelona probablemente habrá dicho que se guardan los archivos quince años en vez de veinticinco. Propone por ello que en la propuesta se pase de veinticinco años a los quince, para ajustarlo a la nueva redacción del artículo 1964. DON PABLO ARAUZO Confirma que es así y añade que lo importante es que el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid defienda también esa posición.
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SRA. SECRETARIO, DOÑA ELENA SARABIA No existiendo turnos a favor o en contra da paso a la votación que arroja el siguiente resultado: Votos a favor en Sala: 51 Votos a favor en Junta de Gobierno: 8 Total a favor: 59
En contra en Sala: 0 En contra en Junta de Gobierno: 1 Total en contra: 1
Abstenciones en Sala: 5 Abstenciones en Junta de Gobierno: 0 Total Abstenciones: 5

Se aprueba, la propuesta con 59 votos a favor, 1 en contra y 5 abstenciones, adoptándose, en consecuencia, el siguiente,
ACUERDO 2015.06.JRO/02 INICIAR LAS GESTIONES NECESARIAS CON LA COMUNIDAD DE MADRID AL OBJETO DE ESTABLECER UN PROTOCOLO DE ACTUACIÓN DE CARA A TRATAR LA CUSTODIA, GESTIÓN Y DESTRUCCIÓN SELECTIVA DE LOS EXPEDIENTES COLEGIALES CON UNA ANTIGÜEDAD SUPERIOR A 25 AÑOS (10 AÑOS PREVISTOS EN LA LOE Y LOS 15 ESTABLECIDOS PARA LAS ACCIONES PERSONALES EN EL CÓDIGO CIVIL) DE CONFORMIDAD CON LA LEGISLACIÓN AUTONÓMICA VIGENTE EN ESTA MATERIA.

Desde la Junta de Representantes del COAM, el grupo RENOVACIÓN OTRA COSA promueve un Colegio abierto, comprometido y concebido como instrumento de futuro para los jóvenes. Un cambio que permita recuperar la confianza de la sociedad en los arquitectos.

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